Politik for behandling og håndtering af personoplysninger ifm. rekruttering i PureGym.
PureGym (”PureGym”, ”vi”, ”os”, ”vores”) håndterer løbende en række forskellige personoplysninger om mulige kandidater og vil derigennem være dataansvarlig i forbindelse med behandlingen af dine persondata.
PureGym Denmark A/S
CVR nr.: 25652991
Torveporten 2
2500 Valby
E-mail: hr@puregym.dk
I forbindelse med rekrutteringer hos PureGym, behandler vi dine persondataoplysninger, som anført i denne politik med henblik på at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os.
Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder CPR-nr. eller følsomme personoplysninger, som fx oplysninger, der afslører racemæssig eller etnisk baggrund, religiøst tilhørsforhold, fagforeningsmedlemskab, seksualitet, helbredsoplysninger mv. Hvis besiddelsen af en stilling undtagelsesvis stiller særlige krav til helbredsmæssige forhold, vil vi om nødvendigt – efter konkret vurdering heraf – bede om dit samtykke til at behandle sådanne oplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 7, art. 6 (1) (a) og art. 9 (2) (a) og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2.
Behandling af din ansøgning
Vi behandler de oplysninger, herunder personoplysninger, som er indeholdt i din ansøgning og dit CV med henblik på at evaluere din ansøgning.
Det vil typisk være følgende oplysninger: Navn, adresse, foto, køn, telefonnummer, e-mailadresse, uddannelse(r), karrierehistorik og anbefalinger/referencer. I nogle rekrutteringer vil vi endvidere anmode dig uploade videoklip med dig som en del af din ansøgning.
Indkaldes du til ansættelsessamtale, modtager vi under samtalen yderligere oplysninger om dig, som vi noterer til brug for det videre rekrutteringsforløb.
Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som grundlag, da der er tale om behandling af personoplysninger forud for indgåelse af ansættelseskontrakt. Derudover foretages behandlingen på baggrund af databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) med henblik på at forfølge vores berettigede interesse i at gennemføre rekrutteringsprocessen.
Børneattester
I forbindelse med rekruttering i PureGym, vil vi bede om at få din børneattest at se, såfremt du vil blive tilbudt ansættelse. Her vil denne blive tilsendt til PureGyms virksomheds E-boks.
Børneattester opbevares ikke af PureGym, men slettes efter gennemgang.
Vi indsamler denne information om dig, da PureGym har pligt at indhente børneattester, når vi indgår kontrakter med instruktører, Gym Staff og andre, som vil arbejde i tæt kontakt med børn under 15 år jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.
Straffeattester
Hvis du bliver tilbudt en samtale, vil PureGym bede dig om at medbringe din straffeattest til samtalen. Her vil vi notere at din straffeattest er set uden yderligere bemærkninger.
Vi opbevarer ikke straffeattester på vores medarbejdere.
Ansættelse i PureGym Group
Hvis du bliver ansat hos os, opretter vi en medarbejdermappe med dine oplysninger digitalt i Talentsoft, Planday,, Zenergy og HR Manager. I personalesagen registrerer og opbevarer vi de personoplysninger, der er nødvendige og relevante i forhold til din ansættelse hos os, herunder også de oplysninger, der løbende måtte være nødvendige og relevante i forbindelse med håndteringen af dit ansættelsesforhold.
Vi indsamler og opbevarer også de oplysninger, som vi har modtaget i forbindelse med ansættelsen, herunder bl.a. ansøgning, CV, referencer, eksamensbeviser, mv. De indsamlede oplysninger kan dels kategoriseres som almindelige personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6 og dels som følsomme oplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9.
Vi indsamler og opbevarer således dine oplysninger med det formål at kunne foretage personaleadministration. Som udgangspunkt sker behandlingen af dine oplysninger med henblik på opfyldelse af din ansættelseskontrakt og det løbende ansættelsesforhold, jf. art. 6, stk. 1, litra b i databeskyttelsesforordningen. Hvor der er andre mulige behandlingsgrundlag, er disse angivet nedenfor under de enkelte oplysninger: Kontakt- og identifikationsoplysninger, Navn, fødselsdato, privat adresse, e-mail og telefonnummer, CPR-nr. og statsborgerskab. Denne behandling af persondata er nødvendig for at overholde en retlig forpligtigelse, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c samt § 12, stk. 1 og stk. 2 i databeskyttelsesloven og overholdelse af EU-opholdsbekendtgørelsen.
Personlighedstest
Såfremt rekruttering til den stilling, du har ansøgt om, kræver, at du gennemfører personlighedstests, færdighedstests eller lignende, vil du blive informeret herom, når vi har behandlet din ansøgning. Vi vurderer altid, om det er relevant i forhold til den pågældende stilling.
Formålet med testene er at vurdere dine kompetencer og kvalifikationer som potentiel medarbejder, og hvordan din profil matcher virksomhedens værdier og den konkrete stilling.
Behandling af personoplysningerne, der indsamles som led i testen, foretages på baggrund af databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f), da vi har en berettiget interesse i at finde de bedst egnede kandidater til den pågældende stilling. Vi anvender dog dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (a) og art. 9 (2) (a) som grundlag, hvis den pågældende test indeholder følsomme personoplysninger. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne øverst. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.
Ved fratrædelse af din stilling i PureGym vil personlighedstesten, hvis sådan en er blevet udarbejdet, blive slettet.
Referencer
I nogle stillinger er det nødvendigt at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere, kolleger, personligt netværk eller tilsvarende. Hvis vi indhenter sådanne referencer, kan vi notere de oplysninger, vi modtager.
Vi indhenter dit samtykke og anvender dermed databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (a) og databeskyttelseslovens § 12, stk. 3 som grundlag for behandlingen, før vi kontakter referencer, som du ikke selv har oplyst.
TV-overvågning
PureGym har installeret TV-overvågning i centrene, samt hovedkontor af bestemte og målrettede områder af vores indendørs arealer. De videoovervågede områder er markeret med skiltning.
Du kan læse mere om hvordan vi behandler oplysninger i forbindelse med TV-overvågning i vores datapolitik på www.puregym.dk.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af disse rettigheder, skal du kontakte os.
- Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du kan bede om at få indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret om dig efter reglerne om indsigtsret.
- Ret til berigtigelse(rettelse): Du har ret til at få berigtiget urigtige oplysninger om dig selv.
- Ret til sletning: Se afsnittet nedenfor om ”Sletning”. I særlige tilfælde kan du have ret til at få slettet oplysninger om dig, før vores generelle slettefrister indtræffer.
- Ret til begrænsning af behandling: Du kan i visse tilfælde have ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
- Ret til indsigelse: Du kan i visse tilfælde have ret til at gøre indsigelse mod vores eller databehandlerens behandling af dine personoplysninger.
- Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis du har givet samtykke til behandling af én eller flere personoplysninger om dig, kan du på ethvert tidspunkt trække dit samtykke tilbage efter de persondataretlige regler. Medmindre virksomheden har et andet lovligt behandlingsgrundlag, kan vi ikke længere behandle de pågældende oplysninger.
- Ret til at klage til Datatilsynet: Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger, hvis du mener, at behandlingen ikke sker efter gældende regler. Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Sletning
Ansøgninger opbevares som udgangspunkt i 6 måneder. Inden udgang af de 6 måneder vil vi kontakte dig med henblik på at forlænge opbevaringen af din ansøgning. Hvis du efterfølgende stadig er interesseret i at vi opbevarer dine oplysninger, vil du skulle give samtykke og PureGym vil herefter opbevare din ansøgning i yderligere 6 måneder.
TV-overvågning af virksomhedens arbejdspladser slettes maximalt 30 dage efter optagelsen, medmindre det er nødvendigt at opbevare og behandle oplysninger i forbindelse med en konkret sag. Hvis der er en saglig grund til at opbevare oplysninger i længere tid, kan dette ske.
Børneattest og straffeattest modtages efter samtykke fra dig i virksomhedens E-boks, og slettes efter gennemgang.
Yderligere spørgsmål
Hvis du har spørgsmål om PureGym’s behandling af oplysninger om dig, er du velkommen til at kontakte HR på hr@puregym.dk eller på øverst stående kontaktoplysninger.
Klage til Datatilsynet
Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger her:
Datatilsynet
Carl Jacobsensvej 35
2500 Valby
Tlf. 33193200
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Denne persondatapolitik er senest opdateret i oktober 2023.